Kontrahent nie zapłacił za fakturę? Przypomnienie o spłacie należności

Sprzedajesz swoje produkty lub usługi z odroczonym terminem płatności? Jeśli tak, to pewnie wiesz, że na zapłatę przychodzi czasem czekać ponad dwa miesiące. Do momentu sprzedaży wszystko przebiegało bezproblemowo i kontrahent był z Tobą w stałym kontakcie. Po przesłaniu towaru kontakt się jednak urwał.  Fakturę wystawiłeś z dwumiesięcznym terminem płatności, więc nie chciałeś się przypominać, ale jest już 5 dni po terminie, a pieniędzy tak jak nie było, tak dalej nie ma. Nieopłacone faktury to zmora wielu przedsiębiorców. Próbujesz dzwonić do klienta, ale jego sekretarka mówi, że nie ma go w biurze. Pewnie zadajesz sobie wtedy pytanie — brak zapłaty za fakturę — co robić?

Spóźnione płatności i nieopłacone faktury to duży problem. Aby sprzedać swój produkt, musiałeś najpierw ponieść koszty: zapłacić pracownikom, kupić surowce, wynająć przestrzeń i opłacić rachunki. Im dłużej czekasz na zapłatę, tym większe szanse, że zabraknie Ci gotówki na realizowanie kolejnych zleceń lub spłatę bieżących zobowiązań. Grozi to zatorami płatniczymi i utratą płynności finansowej. Na szczęście możesz podjąć kroki, które zminimalizują ryzyko spóźnionych płatności lub rozwiążą ten problem, kiedy się już wydarzy.

Jak zapobiec nieopłaconym fakturom

Jak wykazało badanie Krajowego Rejestru Długów (2020), tylko 58% MŚP weryfikuje swoich potencjalnych kontrahentów przed zawarciem umowy. Odsetek ten jest jeszcze mniejszy w przypadku obecnych klientów. Przedsiębiorcy tłumaczą, że nie wypada, że trzeba ludziom ufać lub że sprawdzanie klientów może pogorszyć wspólne relacje. To jednak błąd, ponieważ weryfikacja kontrahenta to podstawa odpowiedzialnego biznesu. To normalna procedura w bankach i firmach ubezpieczeniowych lub pożyczkowych — przedsiębiorstwa minimalizują w ten sposób ryzyko strat. Jak więc zweryfikować kontrahenta? Jest na to wiele sposobów, m.in strona internetowa klienta, CEIDG, Krajowy Rejestr Sądowy, Biała Lista, Krajowy Rejestr Dłużników lub wywiadownia gospodarcza. Jeśli nie chcesz robić tego sam lub nie wiesz, jak się za to zabrać, możesz skorzystać z usług firmy faktoringowej, która będzie regularnie weryfikowała Twoich klientów za Ciebie.

Regularnie przypominaj o terminie zapłaty

Klientom warto przypominać o zapłacie jeszcze przed terminem faktury. Wiadomości te nie powinny ponaglać do zapłaty. Wystarczy, że w uprzejmy sposób informują o nadchodzącym terminie płatności — ich ton powinien być neutralny i formalny. Proces ten jest łatwy w automatyzacji, a może Ci bardzo pomóc. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której klient nie zapłacił, bo „zapomniał” o Twojej fakturze. Jeśli przechodzi ciężką sytuację finansową, która utrudnia mu spłatę wierzytelności w ustalonym pierwotnie terminie, Twój email będzie też okazją, żeby poinformować Cię o tym zawczasu i zaplanować alternatywny termin lub metodę zapłaty.

Brak zapłaty za fakturę co robić

Jeśli minął termin zapłaty, a Ty dalej nie otrzymałeś zapłaty od klienta, pierwszym krokiem powinno być skontaktowanie się z nim i ustalenie przyczyny braku płatności. Możliwe, że w trakcie rozmowy dowiesz się, że płatność jest już w drodze i nie ma konieczności wysyłania dodatkowych pism lub szukania usług windykacyjnych. Jeśli problem jest poważny i kontrahent poinformuje Cię, że nie jest stanie spłacić długu w ustalonym terminie, ważne, aby uzgodnić z nim konkretny plan spłaty wierzytelności i poinformować o ewentualnych konsekwencjach niedotrzymania nowego terminu płatności.

Trzeba pamiętać, że termin już minął i masz pełne prawo do egzekwowania swoich praw — upominanie się o zapłatę nie jest nieuprzejme, tylko profesjonalne. Jasne przedstawienie sprawy jest kluczowe, ponieważ dzięki temu każdy wie, co jest od niego oczekiwane i do kiedy oraz co się stanie, jeśli uczestnik umowy nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Dzięki temu łatwiej Ci też będzie w przyszłości dochodzić swoich praw, bo klient nie będzie mógł tłumaczyć się niewiedzą lub brakiem klarowności w Waszej umowie.

Jak napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty 

Klient pomimo rozmów dalej nie zapłacił za wykonane usługi lub nie odpisuje na maile i nie odbiera telefonów? Pora na wysłanie wezwania do zapłaty. Przedsądowe wezwanie do zapłaty to dokument, który jest wysyłany przez wierzyciela do dłużnika w celu wyegzekwowania należności. Jest to pierwszy krok w procesie miękkiej windykacji. Pismo to powinno być użyte, gdy dłużnik nie uregulował należności w terminie, który został ustalony wcześniej między stronami. Może być również wysłane, gdy dłużnik nie odpowiada na prośby o uregulowanie długu.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące informacje:

• dane wierzyciela i dłużnika,
• kwotę należności oraz termin, w którym należność powinna zostać uregulowana,
• numer konta, na które należy wykonać przelew,
• informację o naliczonych odsetkach za zwłokę,
• groźbę podjęcia dalszych kroków prawnych, jeśli dłużnik nie ureguluje należności w terminie.

Ważne jest, aby wezwanie do zapłaty było napisane tonem formalnym, jasno i zrozumiale. Tak, aby dłużnik miał świadomość, że ma prawny obowiązek uregulowania należności. Jak wysłać wezwanie do zapłaty? Należy je wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru — aby mieć w przyszłości dowód, że dłużnik je otrzymał. Wezwanie to można wysłać parokrotnie, aczkolwiek z każdym kolejnym maleje szansa, że kontrahent zareaguje, więc w pewnym momencie i tak konieczne może być rozpoczęcie dochodzenia należności na drodze sądowej.

Kara za niezapłacone faktury w terminie

Podczas ubiegania się o zapłatę warto pamiętać o ustawowej rekompensacie o wysokości 40 euro, za opóźnienie w płatności do wartości 5000 zł. To kara, która może być naliczana za każde opóźnienie w płatności — przewiduje to art. 10 ust. 1 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Dodatkowo od 1. stycznia 2020 r. obowiązują podwyższone stawki rekompensaty — dla faktur w wysokości od 5000 zł do 50000 zł kwota kary wynosi 70 euro a dla faktur powyżej 50000 zł - 100 euro.

W celu ubiegania się o rekompensatę za opóźnienie w płatności należy skontaktować się z wierzycielem lub jego przedstawicielem i przekazać wszelkie dokumenty potwierdzające opóźnienie oraz wyjaśnić przyczyny opóźnienia. Wierzyciel może zdecydować o zwolnieniu dłużnika z kary lub zmniejszeniu jej wysokości. Warto pamiętać, że karę 40/70/100 euro można naliczyć już od pierwszego dnia opóźnienia. Wielkość rekompensaty w złotówkach oblicza się za pomocą średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego termin zapłaty faktury.

Ostateczne wezwanie do zapłaty — co dalej

Większość przedsiębiorców ureguluje dług po otrzymaniu wezwania do zapłaty, ale czasami nawet wysłanie paru pism i wiele prób kontaktu może nie wywołać pożądanego skutku. Ostatnim krokiem miękkiej windykacji powinno być ostateczne wezwanie do zapłaty, które informuje wierzyciela, że w przypadku braku natychmiastowej zapłaty sprawa zostanie skierowana na drogę sądową.

Jeśli pomimo tego, dalej nie otrzymałeś swoich pieniędzy — masz do dyspozycji parę narzędzi. Możesz opublikować dane dłużnika w ogólnodostępnej bazie danych Biura Informacji Gospodarczej (BIG). Kiedy Twój dłużnik będzie chciał w przyszłości wziąć pożyczkę lub kupić coś na kredyt, inne firmy będą mogły sprawdzić bazę BIG, z której dowiedzą się, że jest to nierzetelny kontrahent. Aby odzyskać, chociaż część należnych Ci pieniędzy, możesz także sprzedać dług na giełdzie wierzytelności.

Pozew do sądu o niezapłaconą fakturę

Aby odzyskać pełną kwotę wierzytelności, konieczny może być pozew sądowy. Pamiętaj, że bardzo ważne jest załączenie wszystkich wymaganych informacji i dowodów. W innym przypadku sąd wezwie Cię do uzupełnienia braków formalnych i proces znacznie się przedłuży.

Co powinien zawierać pozew?

• Datę i miejsce złożenia pozwu wraz ze wskazaniem właściwego sądu.
• Podanie pełnych danych powoda i pozwanego.
• Kwotę sporu.
• Żądanie pozwu.
• Dodatkowe wnioski i prośby do sądu.
• Uzasadnienie pozwu wraz z podstawą prawną i dowodami.
• Dokumenty dowodowe.
• Własnoręczny podpis.

Skompletowany pozew należy złożyć w dwóch egzemplarzach — jeden dla sądu, a drugi dla pozwanego. Od tego momentu sprawę przejmuje sąd, który może wydać sądowy nakaz zapłaty, zlecić egzekucję komorniczą lub nałożyć na dłużnika dodatkowe kary.

Korekta VAT od niezapłaconych faktur

W przypadku niezapłaconych faktur możesz skorzystać też z ulgi na złe długi, która pozwala na korektę VAT z tytułu braku zapłaty za fakturę. Aby skorzystać z tej ulgi, konieczne jest uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności, czyli od terminu zapłaty określonego na fakturze musi minąć 90 dni. Nowe przepisy, wprowadzone pakietem SLIM VAT 2, umożliwiają odzyskanie podatku VAT bez konieczności weryfikowania sytuacji ekonomicznej dłużnika oraz wydłużają czas, w którym można wystąpić o ulgę, do 3 lat od końca roku, w którym wystawiono nieopłaconą fakturę. Aby zastosować korektę VAT od niezapłaconych faktur,  wierzyciel musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Podsumowanie

Teraz już wiesz, co zrobić, jeśli kontrahent nie zapłacił za fakturę. Weryfikacja kontrahentów, zawarcie odpowiednich zapisów w umowie oraz regularne przypominanie o terminie zapłaty powinno pomóc Ci uniknąć tego problemu. Nie jest to jednak gwarancja bezpieczeństwa. Co jakiś czas może trafić Ci się klient, który opóźnia spłatę długu, urywa kontakt lub odmawia zapłaty. Proces monitorowania płatności, długie oczekiwanie na zapłatę, ponaglanie kontrahenta i wysyłanie wezwań do zapłaty to czynności, które wymagają dużo czasu oraz wiedzy i potrafią przysporzyć silnego stresu.

Pomocna w takiej sytuacji może być firma faktoringowa, która zrobi to wszystko za Ciebie. Regularnie weryfikujemy kontrahentów (nowych i stałych), aby oszacować ich ryzyko kredytowe. Kiedy dokonasz transakcji, przekazujesz nam faktury, a my w 24 godziny przesyłamy Ci gotówkę. Następnie monitorujemy napływ płatności i w razie potrzeby, przypominamy o konieczności zapłaty. Jeśli skorzystasz z faktoringu bez regresu, dostaniesz swoje pieniądze, nawet jeśli Twój klient nie ureguluje wierzytelności. Zobacz, jak możemy Ci pomóc i nigdy więcej nie martw się tym, co zrobić, jeśli kontrahent nie zapłacił za fakturę.